1、所谓档案参考资料是指档案收藏部门,根据档案内容综合编写而成的一种书面形式的档案信息素材。

(相关资料图)

2、编写档案参考资料是档案馆、档案室开展档案利用服务的方式之一。

3、它可以直接满足某些利用者的需要,并且在一定程度上为利用者提供比较系统的档案检索线索。

4、 编写档案参考资料的一般方法是:(1)编写计划的拟定。

5、在所拟定的编写计划之中,应写明所要编写的参考资料的名称、编写目的、内容范围、结构体例,以及编写工作的人员组织安排和计划完成编写任务的时间等。

6、(2)选择、收集、摘录档案材料。

7、一般的方法是通过查阅有关的档案检索工具,如案卷目录、文件目录、专题目录、分类目录、专题指南、全宗指南等,查找到有关档案史料的收藏线索,然后,经过对有关档案的阅读和筛选,选取相关的档案资料,并且进行必要的摘录。

8、选择和收集材料,一般应从包含与编写主题内容联系最多的全宗或类别着手,然后在查找其他相关的档案资料。

9、此外, 在进行此项工作时,还应注意根据所编参考资料的性质,使用范围,确定有关材料的取舍,并对某些档案所记录的内容,作必要的考订加工。

10、(3)综合加工编写。

11、即对所选定摘抄下来的相关材料,按照一定的编写体例,撰写成文。

12、在具体编写过程中,除了需要对原材料进行必要的编辑加工外,还应注意坚持正确的思想观点,保证为档案用户提供内容可靠,考订准确,结构严谨的档案素材。

13、此外,为了便于档案用户了解有关参考资料的编写目的、用途、材料、来源、可靠程度、选材原则、结构体例、专有名词术语、人物史实、人名、地名、简称等方面的情况,应当为档案参考资料编写序言、注解、索引、简称表,并指明材料的来源(档号)。

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